Zwykle systemy rejestracji czasu pracy promuje się, skupiając się na możliwości pełniejszej kontroli pracowników i to oczywiście prawda, jednak są też inne ich zalety. Niektóre z nich wcale nie są oczywiste, choć w wielu firmach to właśnie one zadecydują o tym, jak skonfigurowany będzie system RCP.
Monitorowanie gości
Rozbudowane systemy rejestracji czasu pracy pozwalają na realizację zadań z zakresu monitoringu pobytu gości. Na to warto spojrzeć przynajmniej z dwóch perspektyw.
Po pierwsze, rejestracja czasu pracy z kluczami dla gości pozwala ograniczyć liczbę incydentów bezpieczeństwa. Nawet niekoniecznie trzeba wówczas wiązać tę usługę z kontrolą dostępu – sam fakt, że goście będą pobierali przy wejściu do obiektu na przykład kartę RFID, pozwoli zapobiegać dostępowi osób nieupoważnionych. Jest to wbrew pozorom istotny element, ponieważ nowoczesna firma często za zasoby strategiczne nie uważa jedynie kosztownych produktów, ale też dane, do których dostęp można teoretycznie uzyskać znacznie łatwiej. Monitorowanie gości może pomóc temu zapobiegać.
Po drugie, dane z kart gości można powiązać z danymi z kart pracowników, co stanowi dodatkową płaszczyznę umożliwiającą trafniejszą ocenę pracy osób zatrudnionych w firmie na przykład na podstawie liczby spotkań biznesowych zakończonych podpisaniem umowy.
Przykładowy system do rejestracji czasu pracy można znaleźć tutaj: https://www.autoid.pl/platforma-unis/rejestracja-czasu-pracy-unis-rcp
Ograniczenie kosztów kadrowo-płacowych
Prawidłowo skonfigurowany system rejestracji czasu pracy pozwala automatyzować przygotowywanie rozliczeń. Nie ma problemu ze źle naliczonymi nadgodzinami albo pracą w weekendy. Samo to już sprawia, że obłożenie pracą działu kadrowo-płacowego będzie znacznie mniejsze, natomiast jeszcze ważniejsze jest to, że na etapie konfiguracji systemu stosuje się odpowiednie reguły wynikające z prawa pracy. To oznacza, że wszystkie rozliczenia są zawsze zgodne z przepisami i to też oznacza większe bezpieczeństwo firmy – nie ma ryzyka pozwów związanych z nieprawidłowym naliczeniem, nie będzie też problemów z szybkim przystosowaniem się do nowych warunków, jeśli przepisy się kiedyś zmienią.
Przy okazji bezbłędne naliczanie wynagrodzeń – i robienie tego w dobrym czasie – to też argument, który jest ważny w przypadku pracowników szukających wiarygodnego pracodawcy, więc być może w dłuższej perspektywie rejestracja czasu pracy pomoże też w obniżeniu rotacji pracowniczej.
Tworzenie wydajnego ekosystemu danych firmy
Zarządzanie nowoczesnym przedsiębiorstwem – bez względu na jego wielkość czy branżę – musi odbywać się na podstawie twardych danych. Oczywiście sama informacja z systemu rejestracji czasu pracy nie będzie wystarczająca, ale w połączeniu z danymi z innych baz dotyczących czy to wydajności produkcji, czy nawet danych magazynowych, może pomóc w optymalizacji funkcjonowania organizacji. Jest to po prostu wpięcie w cały system danych o firmie kolejnych zmiennych, które niekiedy mogą rozjaśnić obraz i dać podstawy do podejmowania lepszych decyzji w przyszłości.
